Przez dokument elektroniczny (cyfrowy, binarny) rozumiemy plik tekstowy, dający się zapisać, a następnie odczytać. Posiada on cechy dokumentu papierowego, czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz posiada cechy pliku. Stanowi on zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej, a jako pierwsze o jego zaletach mogły się przekonać finansowo – księgowe działy wielu firm, w tym jednostki administracji publicznej.