Przez dokument elektroniczny (cyfrowy, binarny) rozumiemy plik tekstowy, dający się zapisać, a następnie odczytać. Posiada on cechy dokumentu papierowego, czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz posiada cechy pliku. Stanowi on zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej, a jako pierwsze o jego zaletach mogły się przekonać finansowo – księgowe działy wielu firm, w tym jednostki administracji publicznej.

Sprawny obieg dokumentów odgrywa znaczącą rolę w każdej firmie, a szczególne znaczenie ma w tych działach, w których porządek w dokumentach jest priorytetem. Obszar finansowo – księgowy nie jest tutaj wyjątkiem, tym bardziej że jego niedrożność może spowodować wiele skutków negatywnych i niepożądanych, przykładowo płynność finansowa może być nieprzewidywalna. Jak widać dzięki oprogramowaniu typu Workflow można uniknąć wielu problemów i usprawnić pracę całej firmy. Trzeba tylko dokonać dobrego wyboru. Na co zatem zwrócić uwagę?

Otóż wśród dostępnych na rynku rozwiązań, należy zwrócić uwagę na funkcjonalności, które udrożnią obieg np. faktur kosztowych poprzez udostępnienie informacji działom finansowym o jej wpłynięciu w momencie pojawienia się w przedsiębiorstwie, niezależnie od miejsca rejestracji i podmiotu rejestrującego. Poza poinformowaniem o wpłynięciu dokumentu i dostępem do jego danych, obieg dokumentów musi zapewnić mechanizmy kontroli nad jego dalszym obiegiem i przetwarzaniem wszelkich zarejestrowanych w jego trakcie informacji.

Podczas obiegu zbierane są dane, które muszą tworzyć pozycję właściwego rejestru, umożliwiając jego wykorzystanie do odpowiedniego nadzoru analitycznego i statystycznego. Gromadzone informacje mogą stanowić podstawę do ich eksportu do systemu finansowo – księgowego. Należy zwrócić uwagę, aby poszukiwane rozwiązanie udostępniało mechanizmy pozwalające na sprawny import danych do systemu.

Bardzo ważną rolę w powyższym układzie będzie stanowiła funkcjonalność dobieranego systemu. Odpowiedni obieg dokumentów powinien umożliwić zlokalizowanie wszystkich dokumentów oraz zapewnić właściwy nadzór nad ich udostępnianiem i przemieszczaniem. System, który zostaje wdrożony musi zapewniać właściwą ochronę i nadzór nad oryginałami, umożliwiając opiniowanie dokumentów w trybie kopii elektronicznej oraz zarządzania pobraniami oryginałów.

Co zapewni system typu Workflow w firmie? Otóż na pewno przyczyni się do lepszego opiniowania dokumentów finansowo – księgowych oraz właściwą ochronę, bezpieczeństwo oryginałów oraz bieżącą kontrolę nad stanem zaawansowania procesów opiniowania. Są to najważniejsze korzyści, na jakie mogą liczyć ww. działy. Dla prawidłowego zarządzania i kierowania firmą niezbędne jest zapewnienie pełnych informacji o realizacji zadań rzeczowo – finansowych wynikających z planu i harmonogramu.

Zarówno na szczeblu samorządowym, jak i centralnym administracji publicznej system obiegu dokumentów sprawdzi się najlepiej, ponieważ będzie wspomagał ich zadania oparte o dwa zasadnicze elementy: dokumenty i procedury. O efektywności wykonywanych zadań będzie decydowało sprawne i elastyczne przetwarzanie dokumentów. Dlatego tak istotne będzie wprowadzenie ułatwień i automatyzacji właśnie w tych dwóch obszarach. Tylko odpowiedni system typu Workflow będzie w stanie to zapewnić.